Best Practices im Vendor Management in Krisenzeiten

Was sind die besten Sourcing-Strategien und wie wählt man den besten IT-Anbieter für sein Projekt aus, wenn man mit einer Unzahl von Angeboten bombardiert wird? Lesen Sie weiter, um mehr über Best Practices im Management neuer Geschäftsbeziehungen zu erfahren.

Sourcing-Strategien in Zeiten der Krise

Im Jahr 2020 begannen Unternehmen, die sich auf einen einzigen Offshoring-Anbieter verlassen, mit Beschaffungsproblemen zu kämpfen. Im Gegensatz dazu konnten andere, die über eine Liste vertrauenswürdiger Lieferanten und umfassenden Zugang zu Kompetenzen verfügten, ihre Aktivitäten planen und unbeeinflusst von Unterbrechungen der weltweiten Lieferkette operieren.

Eine gut entwickelte Lieferantenstrategie hilft dabei, sowohl bestehende Geschäftsbeziehungen zu verwalten als auch neue Partnerschaften auch in Krisenzeiten zu pflegen. Ausgereifte Unternehmen zeichnen sich durch entwickelte Risikomanagement-Prozesse aus, und Multisourcing erwies sich als geeignete Strategie in Notzeiten. Wie können Sie Ihre Sourcing-Strategie verbessern und welche Aspekte im Lieferantenmanagement sind in der COVID-19-Realität und später – während der schnellen Erholung der globalen Wirtschaft nach der Pandemie – wichtig?

Die Rolle eines Vendor Managers im digitalen Wandel

Laut einer Studie von BCG und der University of Auckland sind über die Hälfte der Unternehmen mit ihren digitalen Transformationsprojekten nicht zufrieden. Dabei ist das Vendor Management heute ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen digitalen Transformation.

Unternehmen, die den digitalen Wandel erfolgreich bewältigt haben, nutzten die Unterstützung externer Anbieter – 71 % der Befragten gaben an, dass sie mit einem externen Anbieter zusammenarbeiten, und 92 % antworteten, dass sie Insourcing- und Outsourcing-Strategien kombinieren.

Der Vendor Manager und das kleinere Übel

Vendor Management im Jahr 2020 geht über die bloße Festlegung von Zielen und die Überwachung von KPIs hinaus. Es ist eine Herausforderung, vor allem im Hinblick auf die Verwaltung und Pflege neuer IT-Partner. Viele Vendor-Manager befinden sich in einer Zwickmühle, wenn es darum geht, das Budget einzuhalten und Projekte am Laufen zu halten.

Wie stellt man sicher, dass der Lieferant alle Aufgaben rechtzeitig erledigt und alle Termine einhält? Wie lässt sich vermeiden, dass man in die Falle tappt, ein Unternehmen zu engagieren, dessen Ansatz nicht geeignet ist? Diese Aspekte sind besonders wichtig:

• Sorgen Sie für ein effektives Risikomanagement – laut einer Studie von Deloitte haben in den letzten 3 Jahren über 80 % der Unternehmen, die mit Anbietern zusammenarbeiten, einen störenden Vorfall erlebt. Dabei handelt es sich um Vorfälle verschiedener Art: Nichteinhaltung von Vorschriften, Leistungsunterbrechung oder Sicherheitsverletzungen. Risikoverteilung und rechtliche Aspekte sind heute wichtiger denn je, und ein effektives Lieferantenmanagement kann dazu beitragen, potenzielle Risiken zu minimieren. Achten Sie bei der Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung darauf, dass das IT-Unternehmen über eine geeignete Richtlinie für Remote Working verfügt. Sie sollten über klar definierte Prozesse in Bezug auf den Datenschutz sowie über Richtlinien zur Verhinderung von Cyberkriminalität verfügen. Erwägen Sie die Zusammenarbeit in einem Nearshoring-Modell, um potenzielle rechtliche Komplikationen und Probleme im Zusammenhang mit der Daten-Compliance zu vermeiden (was beim Offshoring-Modell der Fall sein könnte).
• Prüfen Sie die Remote-Working-Politik des IT-Anbieters – aufgrund der sozialen Distanzierung sind die meisten Prozesse digital geworden und Projekte werden aus der Ferne durchgeführt. Ausgereifte Organisationen verfügen über eine Strategie für Remote Working. Sie sollten Arbeitswerkzeuge (z. B. Atlassian-Tools) und Modelle (Agile, Scrum, Kanban, DevOps) verwenden, die den Schwerpunkt auf kontinuierliche Verbesserung und Lieferung legen. Solche Richtlinien stellen sicher, dass ein IT-Unternehmen operativ bleibt und Projekte ohne Probleme abliefert. Stellen Sie sicher, dass ihre Strategie für das Online-Arbeiten ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet und dass ihre Mitarbeiter über Cybersecurity-Bedrohungen informiert sind.
• Achten Sie auf Kommunikation und Engagement – als Sourcing Manager sind Sie aktiv in die Kommunikation mit dem IT-Anbieter eingebunden und involviert. Jetzt ist es noch wichtiger, ein aufmerksamer Beobachter zu sein. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter effektiv kommunizieren kann. Stellen Sie außerdem sicher, dass es auf Seiten des Anbieters einen einzigen Ansprechpartner im Projekt gibt (höchstwahrscheinlich ein Delivery Manager oder ein Teamleiter), der für die Kommunikation zwischen dem Outsourcing-Partner und dem Unternehmen verantwortlich ist. 
• Unterschätzen Sie die Arbeitskultur nicht – im Jahr 2020 wurde die Arbeitskultur immer wichtiger. Wenn Sie auf der Suche nach einem goldenen Verhältnis zwischen Preisen und Kompetenzen sind, schauen Sie sich die mittel- und osteuropäischen Länder genauer an. Polen gehört zu den eher moderat transaktionsorientierten Ländern, die sich durch eine gute Balance zwischen professioneller Einstellung zu Aufgaben und Beziehungsaufbau auszeichnen. Dies unterscheidet die Polen von überwiegend ziel- und transaktionsorientierten Arbeitskulturen (z.B. Deutschland oder Niederlande) und solchen, die hauptsächlich beziehungsorientiert sind (wie Anbieter aus Asien und dem Mittleren Osten). Die Arbeitseinstellung spiegelt sich auch in der Organisationskultur eines IT-Anbieters wider – stellen Sie sicher, dass Sie mit dieser vertraut sind.
  

Zusammenfassung

Im neuen Normalzustand stehen Sourcing-Manager und IT-Leiter vor neuen Herausforderungen. Sie schufen eine Chance, Sourcing-Strategien zu entwickeln, die auch in einer Welt nach der Pandemie Gewinne bringen. Die Rolle eines Sourcing-Managers wird unbezahlbar sein, auch wenn die Pandemie vorbei ist. Krisen zwingen Unternehmen dazu, Sourcing-Strategien neu zu definieren und ermutigen sie dazu, nach neuen Beziehungen zu suchen. Es ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Lieferantenlisten mit neuen Partnern zu aktualisieren und damit frischen Wind reinzulassen. 

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