Wirksame Strategien für das Veränderungsmanagement

Das Einzige, was Bestand hat, ist die Veränderung

Wahrscheinlich haben wir alle schon einmal den Ausdruck gehört, dass die einzige Konstante im Leben die Veränderung ist. Heraklit von Ephesus, der das Konzept der Veränderung in der Antike erforschte, schrieb darüber. Im 21. Jahrhundert, im Zeitalter des stetigen Wandels, ist kluges Change Management wichtiger denn je. Die Welt versucht, mit der Notwendigkeit Schritt zu halten, immer mehr zu tun, die digitale Transformation schreitet mit halsbrecherischer Geschwindigkeit voran und langfristige Planung spielt in fast jeder Branche eine große Rolle. Aus diesem Grund ist eine effektive Change-Management-Strategie heutzutage nicht nur im Leben, sondern auch im Geschäft von entscheidender Bedeutung.

Mögliche Änderungen in der Organisation

Unabhängig von Branche und Tätigkeitsbereich steht nahezu jedes Unternehmen irgendwann vor der Notwendigkeit, sich zu verändern. Damit meinen wir die ganze Bandbreite möglicher Transformationen – von Änderungen auf Organisations- und Prozessebene bis hin zu Änderungen bezogen auf die eingesetzte Software.

Einige Beispiele für Veränderungen, mit denen Organisationen heutzutage konfrontiert sind:

• Ein Zusammenschluss mit einem anderen Unternehmen – die Übernahme eines anderen Unternehmens oder die Übernahme eines Unternehmens – bringt eine Reihe von Aktivitäten auf Management-, Verwaltungs-, PR- und Branding-Ebene mit sich (z. B. die Gewöhnung der Mitarbeiter an die Elemente der visuellen Identifikation, die Anpassung des Erscheinungsbildes und die Ausstattung des Büros an die Standards der neuen Organisation).
• Einführung neuer Prozesse – z. B. Festlegung neuer Regeln für die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, neuer Arbeitsabläufe, Einbeziehung neuer Abteilungen in einen bestimmten Prozess usw
• Änderungen des Projektmanagementmodells – z. B. Umstellung auf ein agiles Projektmanagementmodell, Einführung agiler Methoden, was mit Schulungen, dem Erwerb von Kenntnissen und der Einhaltung bewährter Praktiken, dem Vorhandensein der richtigen Tools (z. B. Jira) und Rollen (z. B. Agile Coach, Scrum Master, Product Owner) verbunden ist.
• Standortwechsel – dies kann mit der Verlagerung einer bestimmten Abteilung oder des gesamten Unternehmens sowie mit der Schließung eines Büros und der Verlagerung von Dienstleistungen in eine andere Stadt oder ein anderes Land verbunden sein.
• Änderungen in der Unternehmensstrategie – die Zeit, in der eine einzige Strategie ausreichte, die über Jahre hinweg Bestand hatte, ist vorbei. Eine Änderung der strategischen Ziele kann ein Wendepunkt in jeder Organisation sein und eine Vielzahl von anderen Maßnahmen auslösen.
• Neue Ziele, neue Richtungen und Tätigkeitsbereiche – die Erschließung neuer Märkte oder die Zusammenarbeit mit neuen Branchen erfordern häufig die Einrichtung neuer Abteilungen (z. B. Aufbau der Abteilung für den Kundenservice für die internationale Zusammenarbeit usw.).
• Veränderungen auf der Führungsebene – wenn sich das Unternehmen in einem Übergangsprozess befindet, z. B. bei einer Fusion mit einer anderen Organisation, kann es zu erheblichen Veränderungen auf der Führungsebene und einer neuen Aufteilung der Zuständigkeiten kommen.
• Implementierung eines neuen Systems – zum Beispiel die Umstellung auf ein neues Berichts- und Analysewerkzeug der Klasse Business Intelligence oder ein CRM- oder ERP-System. Die Implementierung eines neuen Systems erfordert häufig eine Geschäftsanalyse, die Durchführung eines Projekts und auf Organisations- oder Abteilungsebene die Durchführung von Akzeptanztests (UATs) sowie die Planung und Organisation von Schulungen.
• Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner – die Übertragung einiger Aufgaben an ein externes Unternehmen (z. B. Outsourcing von Softwareentwicklungsdiensten) bringt auch eine Reihe neuer Prozesse, die Notwendigkeit eines Risikomanagements, die Verwaltung des Zugangs zur Infrastruktur, eine neue Aufteilung der Zuständigkeiten, die Ausarbeitung der besten Kommunikationsmethoden mit sich und ist manchmal mit Geschäftsreisen verbunden. Im Falle der Zusammenarbeit mit vielen IT-Anbietern ist es außerdem wichtig, eine geeignete Strategie für das Management der Anbieter zu haben.

Veränderung – warum brauchen wir sie? Womit anfangen

Wie wir sehen können, kann es verschiedene Arten von Transformationen geben. Ebenso gibt es viele Ansätze, die uns helfen können, diesen schwierigen Prozess zu meistern (z. B. die beliebten 7R im Change Management). Betrachten wir für unsere Zwecke Change Management als die Fähigkeit, bestimmte Fragen zu beantworten. Wir können die vom SMART-Konzept vorgeschlagenen Fragen (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) verwenden, die bei der Zielsetzung und dem Projektmanagement hilfreich sind.

• Was? Was wird sich ändern (wird es ein Prozess, eine Methodik, ein Firmenname oder eine Software sein?). So definieren wir den Umfang der Änderung.

• Wieso den? Warum wollen wir etwas verändern? Was wollen wir mit dieser Veränderung erreichen? Das Bewusstsein für das „Warum“ hinter der Änderung hilft, ihren Zweck und ihre Wirkung zu definieren und zu verstehen.

• Wann? Wann möchten wir eine Veränderung einleiten und wann könnte der Veränderungsprozess eigentlich beginnen? Wann wird die Änderung umgesetzt und wie lange dauert der gesamte Prozess? Die Beantwortung dieser Fragen in einem frühen Stadium hilft dabei, den Plan für die Implementierung der Änderung zu skizzieren und dann zu verfeinern.

• Wer? Wer hat die Änderung beantragt, wer wird sie durchführen und wer sollte benachrichtigt und daran beteiligt werden (und wie)? Wer wird von den Auswirkungen dieser Änderung betroffen sein? Dank dieses Wissens wird es einfacher, die Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Implementierung, die Kommunikationsstrategie sowie die Identifizierung potenzieller Risiken aufzuteilen.

• Wie? Wie wird die Veränderung durchgeführt? Wie wirkt sie sich auf Mitarbeiter, Prozesse und andere laufende Veränderungen im Unternehmen aus? Wie lassen sich Verantwortlichkeiten aufteilen und das potenzielle Risiko minimieren? Wie prüfen wir, ob die Veränderung den gewünschten Effekt gebracht hat und wie können wir die Wirksamkeit unseres Handelns messen?

Effektive Change-Management-Strategien

Wie lassen sich die Antworten auf die obigen Fragen in konkrete Maßnahmen umsetzen und wie können wir sicher sein, dass die Schlüsselbereiche angegangen werden?

Hier sind 7 effektive Change-Management-Strategien:

Definieren Sie das Ziel

Teams, die Software auf agile Weise entwickeln, verwenden sogenannte User Stories. Zum Beispiel: „Als Benutzer möchte ich eine neue Schaltfläche in der Anwendung haben, damit ich Daten einfacher senden kann, ohne sie aus Excel kopieren zu müssen“. Können Sie Ihre Änderung auf ähnliche Weise definieren? Zu verstehen, welches Ziel verfolgt wird und wem die Änderungen dienen sollen, hilft dabei, etwaige Zweifel auszuräumen und den Widerstand von Personen zu überwinden, die sich nicht trauen, neue Dinge auszuprobieren.

Planen Sie die Phasen

Bei agilen Methoden planen die Teams ihre Arbeit so, dass funktionale Teile der entwickelten Software in 2-3-wöchigen Sprints (Iterationen) erstellt werden, und spezielle Meetings (Daily, Review, Retrospectives) ermöglichen es ihnen, den Fortschritt zu überwachen. Eine ähnliche Strategie kann auch bei der Implementierung von Änderungen angewandt werden, z. B. durch die Planung von Check-Ins. Betrachten Sie den Wandel als einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und lassen Sie Raum für das Feedback der Mitarbeiter. Kommunizieren Sie gleichzeitig Quick Wins, d. h. die ersten Auswirkungen von Veränderungen (selbst der kleinsten). Dadurch wird es für andere einfacher, die ersten Ergebnisse zu sehen und die Bedeutung der Veränderungen zu verstehen.

Definieren Sie die Auswirkungen

Risikomanagement ist ein weit gefasstes Thema, aber wenn Sie eine Veränderung anstreben, müssen Sie auch Zeit darauf verwenden, deren Auswirkungen und potenzielle Risiken zu analysieren und zu bewerten. Bedeutet der neue Prozess zum Beispiel, dass zusätzliche Rollen im Team benötigt werden? Kann das System Ergebnisse aktualisieren, die mit dem Verlust von Daten oder der Unzugänglichkeit von Daten verbunden sind? Auf diese Weise können Sie letztlich bestimmen, wen Sie einbeziehen müssen.

Beziehen Sie andere mit ein

Es geht darum, (so früh wie möglich) Menschen auf Management- (schließlich sind Veränderungen mit Kosten, Zeit und Investitionen verbunden), Organisations- und Kommunikationsebene (Change Management, Change Leader oder Change Owner sowie diejenigen, die für die Kommunikation der Veränderungen verantwortlich sind) mit einzubeziehen. Denken Sie daran, auch die Mitarbeiter Ihres Unternehmens einzubeziehen – sie können ebenfalls dazu beitragen, verbesserungswürdige oder aus ihrer Sicht nicht veränderbare Bereiche zu identifizieren. Auf diese Weise regen Sie die Kreativität an und fördern die Diskussion und die Bereitschaft zur Veränderung. Es ist erwähnenswert, dass in agilen Entwicklungsteams auch das Engagement sehr wichtig ist – jedes Teammitglied ist für den Erfolg verpflichtet und verantwortlich. Vielleicht kann diese agile Strategie auch im Veränderungsprozess eingesetzt werden?

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Haben Sie einen Plan für den Widerstand

Sie können davon ausgehen, dass der Wandel nicht jedem leicht fallen wird. Carol Dweck von der Stanford University, die die Psychologie des Wandels erforscht, hat zwei Ansätze unterschieden: das Challenge Mindset und das Fixed Mindset. Menschen, die von der ersten Denkweise geprägt sind, sehen Veränderungen als Chance zur Weiterentwicklung. Bei einer fixen Denkweise werden die Menschen eher versuchen, den Status quo zu verteidigen. Haben Sie bedacht, welche Einwände Ihre Mitarbeiter gegen die vorgeschlagenen Veränderungen haben könnten? Versuchen Sie, sich in ihre Lage zu versetzen: Welche der derzeitigen Lösungen werden sie verteidigen und warum? Vielleicht haben sie Angst vor Veränderungen im Management, vor dem Wechsel in ein neues Team oder vor Entlassungen in der Gruppe? Wenn es um die Einführung eines neuen Systems geht, könnten sie Zweifel an dessen Funktionsweise haben, oder sie sind einfach an die alte Lösung gewöhnt. Es lohnt sich, all dies vor dem Gespräch mit ihnen zu bedenken, um keine Zweifel oder Unsicherheiten aufkommen zu lassen. Wie Sie sehen, kann, ähnlich wie bei der agilen Methodik, ein flexibler Ansatz für Veränderungen mehr Vorteile bringen als eine starre Denkweise.

Orientieren Sie sich bei Änderungen an bewährten Verfahren

Für die Verwaltung von Änderungen im Zusammenhang mit IT-Diensten gibt es bewährte Verfahren wie ITIL Change Management (Information Technology Infrastructure Library), die dabei helfen, Prioritäten zu setzen und Sie auf die Vorteile und Risiken der Änderungsverwaltung aufmerksam machen, aber auch Tests aller Änderungen und einen Notfallplan erfordern.

Für Transparenz sorgen

Transparenz und offene Kommunikation sind während des gesamten Veränderungsprozesses wichtig, ebenso wie eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie (wer kommuniziert, was wird wann und wie kommuniziert)? Außerdem ist in Scrum-Projekten eine gute Kommunikation wertvoller als eine umfassende Dokumentation. Wie also kommunizieren? Hier wird die Strategie „Ehrlichkeit ist die beste Politik“ funktionieren. Ein vollständiges Bild, einschließlich der möglichen Risiken und Hindernisse, ermöglicht es nicht nur den Mitarbeitern, die Angelegenheit zu verstehen, sondern trägt auch dazu bei, das Image des Leiters/Eigentümers der Veränderung zu stärken.

Change-Management-Strategien und Organisationskultur

Laut einer Studie des Analyseunternehmens Gartner erleben 80 % der Mitarbeiter kulturelle Spannungen im Zusammenhang mit Veränderungen am Arbeitsplatz. Veränderungen können zu allen möglichen Zweifeln führen – am häufigsten in Bezug auf Aspekte wie Schnelligkeit vs. Qualität oder finanzielle Ergebnisse vs. Mitarbeiterzufriedenheit, zum Beispiel:

• „Vielleicht werden wir schneller arbeiten, aber was ist mit der Qualität?“
• „Wie hängt dies mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenswerten zusammen?“
• „Die Änderung wird die finanzielle Leistung des Unternehmens verbessern, aber warden die Mitarbeiter mit der Art und Weise, wie sie diese spezielle Arbeit erledigen, zufrieden sein?“
• „Werden diese innovativen Lösungen und Technologien unsere Leistung wirklich verbessern? Oder vielleicht das Gegenteil – vielleicht gibt es Probleme mit diesen neuen Systemen?“

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Change-Management-Strategien – Zusammenfassung

Im Change Management haben effektive Strategien viel mit agiler Softwareentwicklung gemeinsam. Am Ende bleibt eines zu bedenken: Veränderung soll den Menschen dienen, nicht umgekehrt. Zurück zu Heraklit: „Alles fließt“ (pantha rhei). Mit einer Change-Management-Strategie können wir verstehen, dass alles fließt, aber auch, was die Quelle der Veränderung ist und wohin sie führt. In der heutigen Zeit, die durch einen Strom von Veränderungen gekennzeichnet ist, ist es eine äußerst wichtige Fähigkeit.