Nearshoring | September 19, 2019

Projektmanagement-Tools im IT-Outsourcing-Modell

Jedes IT-Projekt, sei es durch ein eigenes Team oder in einem Outsourcing-Modell, erfordert ein angemessenes Management, einschließlich Planung, Überwachung und Optimierung. All diese Aktivitäten umfassen die Grundelemente jedes Projekts, und zwar Umfang, Ressourcen, Zeit und Kostenvoranschlag.

Projektmanagement-Tools im IT-Outsourcing-Modell

Die Verbindungen zwischen diesen Elementen sind eng und untrennbar miteinander verbunden. Um Ziele zu erreichen und die Aufgaben im Rahmen eines Projekts ordnungsgemäß zu erfüllen, benötigen wir spezifische Ressourcen, d.h. MitarbeiterInnen, Material und Ausrüstung. Sowohl die Zeit der MitarbeiterInnen als auch die Frist für die Durchführung des gesamten Projekts sind begrenzt. Daher erfordert die Projektumsetzung eine sehr genaue Planung von Zeitrahmen und Budget, die u.a. die Kosten für MitarbeiterInnen, Reisen, Arbeitsplätze, Ausrüstung und Werkzeuge umfasst. Die Anzahl der wahrscheinlichen Umstände und Schwierigkeiten, die während des Projekts auftreten, insbesondere bei dedizierten Lösungen, ist schwer zu bestimmen. Der Versuch, sie vorauszusehen, könnte zu zeitaufwendig, wenn nicht gar unmöglich sein. IT-Projektmanagementsysteme sparen eine Menge Zeit und langfristig auch Geld.

Nützliche Funktionen im Outsourcing-Projektmanagement

Eine der größten Herausforderungen bei IT-Projekten, die vom Entwicklerteam eines externen Unternehmens durchgeführt werden, ist die Kommunikation. Deswegen sind die meisten der auf dem Markt angebotenen Lösungen mit geeigneten Tools ausgestattet:

  • Dateifreigabe – sie ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Daten, Kalendern, Kontaktlisten, Aufgaben und Daten;
  • Kommunikation innerhalb des Projekts – sie trennen die projektbezogene Kommunikation und ermöglichen eine schnelle Reaktion auf dringende Fragen;
  • Reporting – sie liefern Informationen über KPIs und geben einen Einblick in den Fortschritt der Aufgabenimplementierung, ermöglichen die Überwachung der Zeit und Qualität der Entwicklerarbeit.

Das Grundelement eines jeden Projektmanagement-Programms ist ein Aufgabenplanungsmodul, in dem wir bestimmen können, was, von wem und wann zu leisten ist. So können wir das Potenzial und die verfügbare Zeit der MitarbeiterInnen voll ausschöpfen. Die Planung beinhaltet oft einen Kalender, in dem das gesamte Team Zugriff auf den Status aller Aufgaben hat, sowohl der eigenen als auch der anderer Teammitglieder. Unternehmen, die IT-Dienstleistungen outsourcen, nutzen diese Art von Funktionen sehr häufig, weil sie dazu beitragen, bei allen am Projekt beteiligten Personen ein Verantwortungsbewusstsein für die Zielerreichung aufzubauen.

Die besten Anwendungen für Projektmanagement im IT-Outsourcing-Modell

Auf dem Markt sind hunderte von IT-Projektmanagement-Tools verfügbar. Die meisten von ihnen passen in das Outsourcing-Modell und sind mit agiler Softwareentwicklung kompatibel. Unabhängig von deren Design, Funktionsumfang und Preis haben alle Anwendungen eines gemeinsam: Sie sind einfach. Wir benötigen keine Schulung, um diese Art von Programm eigentlich sofort zu nutzen. Aber neben der Einfachheit sind auch andere Funktionen von Bedeutung, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Benutzer eingehen. Hier sind einige Beispiele für verschiedene Plattformen und deren Möglichkeiten, je nach der bereitgestellten Grundfunktion.

Asana – erweiterte Aufgabenliste

Es ist ein einfaches Werkzeug zur selbsterklärenden Aufgabenverwaltung für Projektgruppen. Die Funktionalität der Anwendung umfasst u.a. Zuordnung von Aufgaben zu einer bestimmten Person, Hinzufügen einer Frist, Hochladen von Anlagen und Kommentieren. Darüber hinaus können Sie damit auch „Teilaufgaben“ erstellen, die anderen Personen und Begriffen zugeordnet werden können. Alle Aufgaben, Updates und Daten zum Projekt sind in den Ansichten von Aufgabenlisten, aktuellen Gesprächen, Kalendern, Projektfortschritt und Anlagenliste verfügbar.
https://asana.com/

Microsoft Project – Organisation mit Hilfe des Gantt-Diagramms

Vervollständigung des Office-Pakets, die erweiterte Funktionen für die Projektplanung und -ausführung, u.a. Gantt-Diagrammen anbietet. Eine große Anzahl von vorgefertigten Grafikvorlagen, die Visualisierung der Zeitachse ermöglicht es, Zeit für ihre Erstellung zu sparen und eine schnelle Analyse der gemeldeten Daten. Aus Sicht des IT-Outsourcings ist dies wichtig, insbesondere bei der Erstellung von dedizierten Lösungen. Mit diesem Tool können Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten und deren Fortschritt verfolgen, Ressourcen und Arbeitszeiten verwalten.
https://www.microsoft.com/

Trello – ein einfacher Workflow mit Kanban-Tafeln

Für einfache IT-Projekte, die keine mehrstufige Implementierung einzelner Aufgaben erfordern, ist die Anwendung auf Basis von Kanban-Tafeln ausgezeichnet. Trello ermöglicht, ein Portfolio von Aufgaben zu verwalten und in verschiedenen Teams zu teilen. Für jede Aufgabe können wir Labels, Fristen, Umsetzungsverantwortliche, Anlagen und Anhänge hinzufügen sowie Gespräche mit Betroffenen führen. Das Tool bietet eine Vielzahl von Add-ons, die seine Funktionalität erweitern, wie z.B. die Synchronisation mit  Mail oder einem Unternehmenskalender.
https://trello.com/

Basecamp – effektive Kommunikation

Eines der Hauptprobleme der Softwareentwicklung im Outsourcing-Modell ist die Streuung der Kommunikation. Die Anwendung Basecamp wird u.a. für das komplexe Management des Wissensaustauschs und der Kommunikation innerhalb des Projekts eingesetzt. Alle am Projekt beteiligten Personen nutzen eine Plattform für E-Mail-Austausch, File-Sharing oder Chat. Kombiniert mit einem Modul zur Erstellung und Verwaltung von Aufgaben und Terminen sowie Überwachungs- und Berichtsfunktionen ist es eine gute Lösung für die meisten einfachen Projekte.
https://basecamp.com/

JIRA – alles, was Sie in Scrum brauchen

Bei agilen Projekten ist es sinnvoll, den Einsatz von JIRA in Betracht zu ziehen. Dieses leistungsstarke Tool verfügt über eine Reihe von Tools wie Scrum-, Kanban-Tafeln, Roadmaps und agile Reports. Sie können die Standardeinstellungen verwenden oder einen eigenen Workflow definieren, in dem Sie den Fortschritt der Aufgaben planen und überwachen, die fertigen Elemente des Projekts bewerten und testen und schließlich Berichte über die Qualität und Leistung der Arbeit erstellen können.

Die Plattform ermöglicht auch direkte Integration mit Programmierwerkzeugen, was die Genauigkeit der Schätzung der Teamleistung und der Festlegung von Fristen für die nächsten Story Points erhöht. JIRA ist eines der am häufigsten eingesetzten Werkzeuge im IT-Outsourcing.
https://atlassian.com/

Redmine – konfigurieren Sie Ihr eigenes Tool

Jedes IT-Projekt hat unterschiedliche Managementanforderungen und -bedürfnisse. Ein gut konfiguriertes Tool ermöglicht, alle notwendigen Daten zu verwalten und den Zeitaufwand für deren Einführung zu minimieren. Redmine ist eine Open-Source-Plattform, mit der Sie Ihre eigenen Tools basierend auf den verfügbaren Funktionen erstellen können, darunter Wiki, Fehlermonitor, rollenbasierte Zugriffskontrolle, einfache Zeiterfassung, benutzerdefinierte Felder.
https://www.redmine.org/

Die beste Lösung für Projektmanagement im IT-Outsourcing

Es gibt keine einzige, beste Managementplattform. Ob das gewählte System das beste ist, hängt nur von den Anforderungen des Projekts, unseren Erwartungen und der Zeit für dessen Konfiguration ab. Die beste Lösung ist die Erstellung einer Liste von Grundfunktionen, die von der Anwendung in Ihrem Projekt ausgeführt werden sollen. Wählen Sie auf dieser Grundlage die richtige Anwendung, auch unter Berücksichtigung deren Preises je nach der Anzahl der Benutzer, je nachem ob sie in der Cloud oder im On Premises-Modell verfügbar ist, ob sie technischen Support anbietet und ob sie die System- und Sicherheitsanforderungen erfüllt. Stellen Sie zum Schluss sicher, dass das ausgewählte System alle wichtigen Informationen über das Projekt und die Kontaktdaten zu allen am Projekt beteiligten Personen enthält.

Bei JCommerce ist er für die Geschäftsentwicklung in der Region Zentralpolen verantwortlich. Er verfügt über langjährige Beratungserfahrung in den Bereichen Bildung, Personalbeschaffung und Outsourcing von Geschäftsprozessen. Im Privatleben ist er ein Fan von Basketball, Hockey und Baseball aus Übersee.

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