Przejdź do:
BPMN – co to takiego?
Business Process Model and Notation, BPMN (Notacja i Model Procesu Biznesowego) to graficzna notacja służąca do opisywania procesów biznesowych. To jedno z podstawowych narzędzi analityków biznesowych oraz przedstawicieli biznesu wspierające analizę i projektowanie procesów w organizacji. Być może brzmi to skomplikowanie, ale postaram się pokazać na prostym przykładzie, że nie takie diagramy straszne, jak je malują. Zacznijmy więc od podstaw i narysujmy swoją procedurę.
Narysuj swoją procedurę
Wizualne przedstawienie procedury jest pomocne w przypadku wielopoziomowych i rozgałęzionych opisów, z wieloma możliwymi ścieżkami postępowania. W przypadku dużego poziomu komplikacji procedury, wizualizacja pozwala zidentyfikować miejsca do poprawy czy rozbudowy. Do tworzenia wizualizacji potrzebne będzie narzędzie do modelowania procesów biznesowych – na rynku jest obecnie dostępnych wiele tego typu narzędzi. Od najprostszych, które pozwalają nam stworzyć diagram BPMN, po bardziej rozbudowane, modułowe, gdzie możemy opisać procesy na różnym poziomie szczegółowości, przykładowo ukazując obraz pracy w firmie. Najpopularniejsze narzędzia BPMN to:
- Enterprise Architect
- Visual Paradigm
- Bizzagi
- Aris
Diagram BPMN w praktyce
Przejdźmy do praktyki. Posłużę się przykładem, procesem, który istnieje w każdej firmie – przyjęcie korespondencji. Wyobraźmy sobie, że firma X posiada procedurę odbioru korespondencji w recepcji i przekazuje instrukcję stanowiskową nowo zatrudnionej osobie. Proces ten możemy opisać za pomocą standardowej, najprostszej i najczęściej spotykanej ścieżki.
1. Uproszczona instrukcja stanowiskowa:
„Gdy przyjdzie listonosz i zostawi listy, zrób wpis w książce korespondencji i potem zanieś korespondencję do odpowiednich osób”
Taką procedurę możemy zobrazować za pomocą poniższego diagramu:
Ze względu na uproszczenie taka procedura nie wnosi jednak wartości dodanej. Osoba, która na co dzień będzie zajmowała się obsługą recepcji, zada już na początku następujące pytania:
- „Co w przypadku, gdy przychodzi kurier, a nie listonosz? Może z jedną z firm kurierskich mamy podpisaną umowę i takie przesyłki należy traktować inaczej?”
- „Co się dzieje w momencie odbioru korespondencji? Czy kurier / listonosz dostaje jakieś pokwitowanie odbioru?”
- „Na czym polega rejestracja przesyłek? Czy jest system do obsługi przesyłek? Jak są rejestrowane paczki?”
- „Co, jeśli adresata dokumentu nie ma w firmie? Czy rozróżniamy dłuższą nieobecność od chwilowej?”
- „Czy są pisma, które wymagają specjalnego postepowania? Na przykład dokumenty wymagające odpowiedzi w określonym terminie?”
2. Rozbudowana wersja procesu
Biorąc pod uwagę możliwe scenariusze, tworzymy rozbudowaną wersję instrukcji:
„Obiór każdej przesyłki powinien być pokwitowany, z wyjątkiem kuriera firmy współpracującej, ponieważ zestawienie odebranych przesyłek jest przesyłane od nich raz w miesiącu. Listy są oklejane, skanowane, a następnie rejestrowane w systemie. Paczki są rejestrowane w systemie i odkładane do magazynu. W przypadku nieobecności adresata korespondencja powinna być przekazana osobie zastępującej, czasem jest możliwy kontakt telefoniczny. Listy od priorytetowych klientów są obsługiwane w pierwszej kolejności”.
Diagram uzyskuje zatem bardziej rozbudowaną postać, a dzięki wizualizacji widzimy wszystkie możliwe scenariusze i ścieżki postępowania:
Graficzne modelowanie procesów – korzyści
Jak widać, graficzne przedstawienie nawet prostych procesów pozwala usystematyzować działania i ułatwić pracę. A skoro nawet tak prosty proces można usprawnić z pomocą diagramów BPMN, to wyobraźmy sobie, jak duże korzyści niesie ich wykorzystanie w przypadku bardziej złożonych procesów biznesowych, takich jak np. projekty budowy i rozwoju oprogramowania!
Najważniejsze korzyści dostrzegalne już na pierwszy rzut oka to:
- Ułatwienie pracy, dzięki jasnemu zdefiniowaniu możliwych scenariuszy
- Zidentyfikowanie brakujących elementów procesu
- Możliwość rozbudowy danego procesu o nowe elementy
- Zapobieganie komplikacjom wynikającym z ograniczeń istniejącego procesu
Podsumowanie
Jako analityczka biznesowa wspieram firmy w realizacji projektów IT. Diagramy i wizualizacje pomagają mi w tworzeniu i optymalizacji procesów, a także łatwiej jest określić cel projektu i priorytety. Pozwalają też dostrzec ścieżkę podstawową procesu i jej poszczególne rozgałęzienia, podzielić projekt na etapy z zachowaniem spójności funkcjonowania. Diagramy BPMN ułatwiają codzienną pracę i z powodzeniem mogą być wykorzystywane w każdej branży. Mam nadzieję, że udało mi się zachęcić do korzystania z nich i przekonać, że nie taka analiza biznesowa straszna, jak ją malują.
Czytaj także:
Od 8 lat w analizie biznesowej i systemowej, głównie w branży finansowej – wspiera banki, firmy leasingowe i ubezpieczenia. W ramach wdrażanych projektów nieodmiennie i bez ustanku poszukuje logiki i sensu. Prywatnie nie biega.