HR-Software für das Talentmanagement: Brauche ich so etwas? Das Beispiel SkillMatrix

Unternehmen, die Fachkräfte in vielen verschiedenen Bereichen beschäftigen, kennen die Bedeutung einer Kompetenzmanagement-Strategie. Die Einrichtung eines Talentmanagementsystems (TMS) hilft nicht nur, die besten Fachkräfte zu gewinnen, sondern bietet den Mitarbeitern auch Entwicklungsmöglichkeiten und ermöglicht es den Personalverantwortlichen und den Vertriebsabteilungen, Fachkräfte mit Kompetenzen zu empfehlen, die den Kundenanforderungen entsprechen.

Kompetenzmanagement-Strategie in der Organisation

Die Strategie des Kompetenzmanagements im Unternehmen umfasst die Fachkompetenzen, die sog. harten Kompetenzen, die weichen Kompetenzen sowie das gesamte Spektrum möglicher Zertifikate und die Entwicklung, auch durch interessante Projektaufgaben für die Mitarbeiter. Eine weitere Herausforderung besteht darin, neue Talente für das Unternehmen zu gewinnen, vorzugsweise solche, die den Kundenanforderungen entsprechen, und den gesamten Rekrutierungsprozess, auch für Kandidaten, zu erleichtern. Wie kann man das alles in Einklang bringen? Talentmanagementsysteme helfen dabei.

Kompetenzmanagement in einem Technologieunternehmen – wie machen wir das bei JCommerce?

Bei JCommerce beschäftigen wir Spezialisten in vielen verschiedenen Bereichen: Programmierer, Business Intelligence-Spezialisten, Cloud-Experten, Apple-Administratoren, Delivery, Manager, Back Office (HR, Sales, Marketing). Das Management so vieler Kompetenzen in einer Organisation erfordert eine durchdachte Strategie und passende Lösungen. Wir bieten unseren Kunden täglich technologische Lösungen. Dieses Mal im Jahr 2020 haben wir unsere proprietäre Skill Matrix-Lösung entworfen und implementiert. Es waren 6-9 unserer Mitarbeiter an dem Projekt beteiligt (Java-Entwickler, UI-Designer, QA, Business-Analyst, Scrum Master). Bei JCommerce verwenden wir derzeit 2 Entwicklungs- und Talentmanagementprogramme: HCM Deck und die eigens entwickelte SkillMatrix.

1) In HCMDeck

• führen wir jährliche Bewertungen durch,
• haben wir einen Einblick in die Rückmeldungen nach technischen Prüfungen,
• erteilen wir Aufträge für Mitarbeiterschulungen.

2) Skill Matrix liefert uns sachliche Informationen über:

• die Kompetenzen einer bestimmten Fachkraft,
• seine/ihre Beschäftigungsgeschichte.
• Mitarbeiterprofile (Datenbank der ehemaligen Mitarbeiter)

Was haben wir erreicht?

• Beschleunigung des Dokumentationsflusses zwischen HR-, Delivery- und Sales-Abteilungen,
• besserer Einblick in die Kompetenzen der Mitarbeiter,
• größeres Wissen über Zertifizierung und Kompetenzniveau.

Pläne für die Anwendungsentwicklung

SkillMatrix ist ein Produkt, das sich je nach Bedarf immer weiterentwickeln wird. Und das gilt nicht nur für die Bedürfnisse der Mitarbeiter, sondern auch für alle Abteilungen, denen geholfen werden muss, schnell auf bestimmte Informationen zuzugreifen. Zum Beispiel wurde kürzlich eine Funktion hinzugefügt, mit der Sie Berichte drucken, nach Personen/Kompetenzen und dem Niveau einer bestimmten Kompetenz filtern können. Der Bedarf an dieser Funktionalität ergab sich aus der Teilnahme an Ausschreibungen, bei denen wir das Firmenprofil präsentieren.

SkillMatrix wird auch Funktionen enthalten, um Mitarbeiterprofile zu verwalten und um zu sehen, ob eine Person das Projekt wechseln möchte. Für Entwickler werden Beschreibungen aller Projekte verfügbar sein, was ihnen helfen soll, das beste Projekt für sich innerhalb von JCommerce zu finden. Als Hauptziel möchten wir, dass die Mitarbeiter alle Möglichkeiten der Zuordnung kennen, das Projekt ändern und somit Pläne und berufliche Entwicklung mit JCommerce verbinden und bereitwillig im Unternehmen bleiben.

Skill Matrix ist ein Produkt, das angepasst werden kann. Einzige Voraussetzung: Die Informationen im System müssen laufend aktualisiert werden. Team-Manager und Mitarbeiter kümmern sich selbst darum.

Wer kann die Kompetenzmanagementlösung nutzen?

• Line Manager: Der Vorgesetzte, der Einblick in die Kompetenzen und Ziele der Mitarbeiter hat, kann den Fortschritt der Mitarbeiter leichter überwachen und Entwicklungsmöglichkeiten erkennen. 
• Die HR-Abteilung, Personalvermittler: Mit Hilfe des katalogisierten Wissens können sich Teams, die sich mit der Personalbeschaffung beschäftigen, darauf konzentrieren, Mitarbeiter mit den erforderlichen Kompetenzen für ein bestimmtes Projekt zu gewinnen.
• Vertriebsmitarbeiter: Eine Vertriebsabteilung, die für ihre Kunden Spezialisten sucht, kann ihnen Personen vorschlagen, deren Kompetenzen bestimmte Kriterien erfüllen (z. B. Arbeiten mit einem bestimmten System, Besitz eines Zertifikats, das Sprachkompetenzen bestätigt, Bereitschaft, beim Kunden zu arbeiten usw., Teilnahme an Ausschreibungen, Abgabe von Angeboten, Auswertung)
• Mitarbeiter: Dank eines ausgefüllten Mitarbeiterprofils ist es einfacher, Entwicklungsziele zu setzen, Karrierewege zu planen und neue Zertifikate zu erhalten.
• Kandidaten: Ein Talentmanagementsystem kann auch für Kandidaten ein hilfreiches Tool für den Bewerbungsprozess sein. Anstatt ihre Unterlagen zu senden, können sie ein Profil erstellen und so in die Kandidatendatenbank gelangen.
• Wirtschaftsvertreter: Dank TMS-Systemen sparen Wirtschaftsvertreter die Zeit, die nötig ist, um das richtige Kandidatenprofil zu finden. 

Welche Funktionen ein Talentmanagementsystem haben sollte

• Integration mit anderen im Unternehmen eingesetzten Systemen und Lösungen – das Kompetenzmanagementsystem wird sicherlich eine weitere Software sein, die in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Stellen Sie sicher, dass es die Möglichkeit der Integration mit bereits genutzten Bewerbungen oder externen Personalanwerbungssystemen bietet.
• Eine angemessene, transparente Struktur: Das System soll die Verwaltung einer Vielzahl von Kompetenzen erleichtern.  Es sollte daher eine Struktur haben, die es einfach macht, Wissen über die Kompetenzen, Berufserfahrung und Zertifizierungen des Mitarbeiters zu katalogisieren.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Ein TMS ist ein Werkzeug, das auch von den Mitarbeitern genutzt werden wird, daher sollte die Benutzeroberfläche freundlich und die Bedienung intuitiv sein.

Brauche ich eine Talentmanagementsoftware?

Wenn Sie sich fragen, ob eine Kompetenzmanagement-Software die Lösung für Sie ist, versuchen Sie einfach, die folgenden Fragen zu beantworten

• Weiß ich, welches Kompetenzniveau meine Mitarbeiter haben?
• Weiß ich, welche Zertifikate sie haben?
• Haben die Personal-, Vertriebs- und andere Abteilungen alle notwendigen Informationen über die Kompetenzen der Mitarbeiter in Bezug auf die Abgabe von Angeboten, Ausschreibungen usw.?
• Habe ich Stellenbeschreibungen mit dem Kompetenzumfang?
• Verfügt die Personalabteilung über ausreichende Tools, um Personalanwerbung, Onboarding und Offboarding zu ermöglichen?
• Ist der Fluss der Bewerbungsunterlagen zwischen den Abteilungen in meinem Unternehmen verbesserungswürdig?
• Wissen die Kunden, welche Mitarbeiterkompetenzen ich ihnen bieten kann?
• Biete ich den Kandidaten ausreichende Informationen?
• Habe ich eine Bewerberdatenbank?

Zusammenfassung

Talente in einem reifen und sich entwickelnden Unternehmen zu managen ist keine leichte Herausforderung. Dedizierte Lösungen wie Mitarbeiterprofil-Management-Systeme können dabei helfen.  Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie wir das Potenzial des Tools nutzen, kontaktieren Sie uns einfach. Wir geben unser Wissen und unsere Erfahrung gerne weiter.