Wybór dostawcy IT i Partnera Technologicznego

Partner IT skrojony do twoich potrzeb

Nad zmianą wizerunku dostawcy outsourcingu i budową niezbędnego zaufania mozolnie przez lata pracowali handlowcy, opiekunowie klienta, PM-owie i wdrożeniowcy, a także sami programiści, a więc w zasadzie cały zespół, odpowiadający za realizację umowy z klientem. Na czym ta praca polegała? Przede wszystkim na wypracowywaniu skutecznych sposobów komunikacji pomiędzy zaangażowanymi stronami i analizie potrzeb klienta. Rynek się w tym czasie rozwinął, warunki współpracy stały się stabilniejsze, relacje biznesowe zmieniły swój charakter i coraz częściej także po stronie klienta pojawia się chęć zacieśnienia współpracy – bo kooperacja może przynieść większą skuteczność działania i wymierne, także finansowo, korzyści dla obu stron. Do tego jednak spełnione muszą być określone warunki.

Etyka i lojalność w biznesie

Większość z nich powiązana jest z szeroko rozumianą jakością współpracy, którą musi prezentować dostawca, aby zdobyć zaufanie klienta i zasłużyć sobie na miano profesjonalnego partnera. Skoncentruję się tylko na kilku wybranych.

Zasady fair play, czyli to, jak traktują się strony, jak realizują obietnice złożone w rozmowach i negocjacjach biznesowych, a także w jaki sposób mówią o sobie po zakończeniu współpracy, to wszystko można nazwać ogólnie etyką biznesową. Są to z definicji zasady niepisane, bo też żadna umowa nie jest w stanie zapewnić lojalności, ale bez nich współpraca biznesowa nie jest w stanie zaspokoić oczekiwań obu stron.

Wybór dostawcy IT – właściwy partner technologiczny, a nie podwykonawca

Na rynku obecnych jest wielu dostawców outsourcingu usług IT i integratorów systemów IT, jednak wybór dostawcy powinien opierać się na wcześniejszej analizie oferowanych przez niego rozwiązań. Istotne będzie przede wszystkim podejście dostawcy do badania potrzeb klienta, zasady realizacji projektu, a także doświadczenie w rozwoju lub integracji systemów IT w firmach z naszego sektora. Zanim więc podejmiemy ostateczną decyzję, wybór dostawcy powinien być poprzedzony sprawdzeniem następujących kluczowych elementów:

1. Wiedza merytoryczna/kompetencje technologiczne dostawcy IT

Kompetencje technologiczne, czy też tzw. stos technologiczny oferowany przez dostawcę, a więc zakres i stopień wiedzy w zakresie dostarczanych technologii, są niezwykle istotne z punktu widzenia zaufania biznesowego. Od partnera technologicznego oczekiwać należy konkretnych umiejętności i tutaj nie chodzi o wizerunek, ale o obiektywny profesjonalizm, który pozwala na rzetelne wywiązanie się z umowy. Istotne są tutaj zarówno kompetencje w zakresie technologii używanych w projekcie, ale także wiedza i doświadczenie projektowe wykraczające poza zakres umowy, ponieważ pomagają one sprostać niespodziewanie pojawiającym się w projekcie wyzwaniom.

2. Dojrzałość świadczonych usług IT

Dojrzałość biznesowa partnera technologicznego wyraża się w jego doświadczeniu, zdolności do przewidywania, a także świadomości, że praca wykonywana dla klienta to tak naprawdę inwestycja w przyszłość i rozwój własnej firmy. W tym przypadku wybrałem trzy najważniejsze obszary, na które należy zwrócić uwagę: zaangażowanie, planowanie oraz terminowość. Można oczywiście stworzyć długą listę cech świadczących o dojrzałości biznesowej partnera, ale właśnie te są z całą pewnością kluczowe w budowaniu zaufania.

Zaangażowanie wyraża się w aktywnym podejściu do realizowanego wspólnie z klientem projektu. Nie ma mowy o biernym oczekiwaniu na zlecone zadania. Przykładowo przy współpracy w modelu „team extension” członkowie zespołu dostawcy nie będą jedynie realizowali przydzielonych im zadań, ale także wykazywali swoją aktywność w kwestiach bardziej złożonych, jak planowanie architektury docelowego rozwiązania, kreatywne rozwiązywanie pojawiających się problemów, czy proponowanie najlepszych dla projektu narzędzi.

3. Prawidłowe planowanie i terminowość

Są one bardzo ważnymi, jeśli nie najważniejszymi czynnikami i od niech najczęściej uzależnione jest to, czy uda się zbudować zaufanie między stronami umowy. W tym celu po stronie wykonawcy tworzy się estymację, a więc szacuje czas developmentu i innych niezbędnych prac. Na tej podstawie powstaje harmonogram realizacji.

Dojrzałość biznesową partnera można dostrzec w wykonanych szacunkach czasochłonności, które są realistyczne, a nie tworzone tylko po to, żeby złożyć lepszą ofertę. Doświadczony partner IT wie, ile czasu będzie potrzebne na zrealizowanie projektu, nie będzie więc tego czasu sztucznie zaniżał czy zawyżał (co jest prawdopodobne w przypadku niedoświadczonego dostawcy, który walczy o zlecenie za wszelką cenę lub nie umie odpowiednio oszacować potrzebnego czasu i asekuracyjnie zawyża swoją estymację). Doświadczenie i dojrzałość pozwala na stworzenie takiego planu, za który dostawca będzie w stanie wziąć odpowiedzialność i zrealizować go w terminie.

 Rola klienta usług IT

W tym wszystkim nie można zapominać również o kliencie, w końcu współpraca nie dotyczy tylko jednej strony. Bez właściwego podejścia po stronie klienta, partnerska współpraca nie jest rzecz jasna w pełni możliwa. Klient ze swojej strony powinien wykazywać się elastycznością, zaangażowaniem i dobrą wolą, żeby współpraca mogła sprawnie przebiegać. Aspekty projektu, w których może być istotna elastyczność po stronie klienta:

• data startu projektu, jeśli niezbędne jest dłuższe wdrożenie zespołu, poczynienie bardziej zaawansowanych przygotowań lub wskazane jest uzupełnienie zespołu specjalistą o kluczowych kompetencjach, który może nie być dostępny od zaraz,
• wykorzystywane narzędzia i technologie, jeśli partner technologiczny prezentuje rzeczowe argumenty, przemawiające za ich zmianą,
• tryb pracy, na przykład wykonywanie pracy zdalnie przez zespół dostawcy,
• godziny realizowania usług, jeśli standardowe godziny pracy klienta są rozbieżne z proponowanymi przez dostawcę (częste zjawisko w przypadku współpracy międzynarodowej), nawet jeśli na początku takich zmian nie zakładał.

Wyzwania w realizacji projektu

Dodatkowo w trakcie realizacji umowy strony mogą napotykać różnorodne potencjalne wyzwania, którym muszą sprostać, aby sprawnie kontynuować projekt. Powołam się tutaj na przykłady w zakresie współpracy typu body leasing/team leasing:

• konieczność przeprowadzenia właściwego onboardingu,
• wyzwania komunikacyjne,
• sprzęt musi być dostosowany do wykonywanych zadań (zwłaszcza jeśli charakterystyka projektu wymusza zastosowanie sprzętu nietypowego dla danej organizacji).
• chęć zmiany projektu przez osobę realizującą projekt z ramienia dostawcy,
• zmiana pracy przez osobę realizującą projekt z ramienia dostawcy.

Na część z tych sytuacji klient może nie mieć bezpośredniego wpływu i jeżeli wykaże się zrozumieniem i zaangażowaniem, to jest to dowód na to, że wykazuje chęć do prowadzenia partnerskiej współpracy z dostawcą.

Usługi outsourcingu IT

Firmy poszukujące sprawdzonych rozwiązań w zakresie usług IT, a zwłaszcza rzetelnego dostawcy usług rozwoju oprogramowania, które równocześnie chcą partnerskiej współpracy opartej na zaufaniu, nie muszą już obawiać się usług w modelu outsourcingu. Wręcz przeciwnie – tego typu usługi rozwijają się z powodzeniem na całym świecie i w Polsce już od wielu lat, dzięki czemu przeszły ewolucję do takiego etapu, w którym to właśnie merytoryka i know-how stają się najważniejszą wartością oferowaną klientowi.

Jak rozpoznać rzetelnego dostawcę oprogramowania i systemów IT?

Wybór dostawcy powinien być poprzedzony porównaniem oferty kilku dostawców na rynku, a także rozmowami z ich przedstawicielami. Pozwala to na zidentyfikowanie mocnych i słabych stron każdego z nich. Na koniec przedstawiam więc podsumowanie elementów, na które należy zwrócić uwagę podczas dokonywania wyboru partnera biznesowego w obszarze usług IT:

• posiada potwierdzone doświadczenie projektowe w obsłudze klientów z Twojej branży. Nie dokonuj wyboru bez sprawdzenia referencji firm, które znasz;
• posiada szersze kompetencje niż wymagane w naszym projekcie – dzięki temu będzie w stanie zaproponować rozwiązania, których wprawdzie nie przewidzieliśmy na etapie definiowania założeń projektu, ale mogą istotnie pomóc w jego realizacji lub osiągnięciu lepszych efektów.
• podczas rozmów poprzedzających podpisanie umowy zadaje właściwe pytania: na temat budżetu, oczekiwań, potrzeb firmy, a także specyfikacji projektowej;
• kosztorys i harmonogram są realistyczne, więc wynikają z analizy wymagań projektowych, a nie z chęci przedstawienia najtańszej oferty.
• koszty prac programistycznych uzależnione są od kompetencji programistów, weryfikowanych przez rynek pracy – jeśli dostawca oferuje bardzo niskie stawki, bądź przygotowany na to, że prace mogą być realizowane przez osoby o niskich kwalifikacjach;
• rzetelny dostawca będzie proponował rozliczenia w modelu „time and material”, chyba że projekt jest bardzo mały, lub posiada bardzo szczegółową specyfikację, przedstawioną przez klienta. Umowy „fixed price” są ryzykowne zarówno dla dostawcy (ryzyko kar), jak i dla klienta (ryzyko słabej jakości z uwagi na konieczność zmieszczenia się w założonym z góry czasie i budżecie);
• rzetelny dostawca dba o transparentną komunikację i budowanie relacji partnerskiej, więc będzie proponował rozwiązania ułatwiające kontakt między stronami.

Win – win

Jeśli każda strona rozumie, że we współpracy outsourcingowej możliwa jest sytuacja win-win, a poza realizacją krótkoterminowych celów biznesowych liczą się też inne wartości, jak choćby lojalność czy partnerstwo, wtedy można przewidywać, że w takim przypadku współpraca może być naprawdę długofalowa i owocna. W takiej sytuacji korzyści są równomiernie rozłożone, dzięki czemu obu stronom zależy na ich pomnażaniu i jak najdłuższym kontynuowaniu współpracy. A czy nie o to w tym wszystkim chodzi?